ALGEMENE LEDENVERGADERING

Volgende ALV
15 november 2017!



Verslag: Algemene Ledenvergadering CV De Dwèrsklippels 19 oktober 2016

Aanwezige bestuursleden:
Claire Gevers (penningmeester), Jacqueline Wijnhoven (secretaris), Rene Jansen
 
Afwezige leden (m.k.):
Riky Foederer, Dionne Keeris, Erik-Jasper Noll, Willem Ligtvoet, Henry van Vlerken, Mark Swinkels, Carin Gijsbers, Hans Leysten, Kathinka Barbu, Willem de Groot, Paul Swinkels

Aantal leden aanwezig (exclusief bestuursleden): 42
1.   Opening door bestuurslid Rene Jansen
Rene opent en heet iedereen welkom. Door wijzigingen in het bestuur, zal agendapunt 9 direct na 6 besproken worden.

2. Ingekomen stukken / mededelingen
Zie boven voor de 11 afmeldingen voor deze ALV. Er zijn geen ingekomen stukken.

3. Verslag Algemene ledenvergadering van 21 oktober 2015
Geen op of aanmerkingen.

4. Jaarverslag van de secretaris
    Geen opmerkingen.

5. Financieel verslag van de penningmeester
  • Protocol Prinsenwagen boven begroting uitgekomen. Er is een sponsor die betaalt in vorm van gratis wagenstalling. De waarde hiervan is als kosten meegenomen.
  • Huur oefenruimte dansgarde is vorig jaar niet meegenomen en er dit jaar dubbel ingezet. Factuur voor de huur van de oefenruimte van vorig jaar is dit jaar pas ontvangen, daarbij ook de huur van dit jaar, waardoor er een dubbele huur inzit.
  • Ziekenbezoek bedrag club 111, bedrag wordt niet volledig gebruikt dus blijft er geld over.
  • Financiën een stuk lager dan begroot, bezorging carnavalskrant is minder opgehaald door jaarlijks terugkerende tendens. Contributie loopt achter. Verenigingsmunt, inkomsten klooster % van de omzet, daadwerkelijke omzet is lager als geschat.
  • Pronkzitting minder inkomsten als begroot.
  • Technische faciliteiten boven begroting, rekeningen van Happen containers vorig jaar, pas dit jaar ontvangen.
  • Brunch in eigen beheer en groter aangepakt in de tent, quitte spelen dit jaar niet gelukt maar enthousiasme is zeer groot dus hopen dat het volgend jaar goed komt.
  • Klippeltjes-klepel: Jan van Hassel heeft houtjes laten maken, en deze ingeslagen voor 3 jaar en dit bedrag is hierin volledig meegenomen.
  • Horeca opbrengsten tienertent groter dan begroot.
  • Negatief resultaat 500 euro. Verschil met klepel 928, afrekening garderobe rekenfout gemaakt door scouting dus positief uitgevallen.
  •  6. Verslag & verkiezing kascontrolecommissie (Joop vd Linden & Mat Josquin)
    Mat Josquin: steekproefsgewijs heeft de kascontrolecommissie een aantal posten doorgenomen. Alles zag er goed uit. Er is 1 item zeer opgevallen: Verschil is de garderobe van de scouting.

    Advies contant geld omzetten naar facturen zowel voor leveranciers en voorschotten werkgroepen. Bestuur aanvullende opdracht: nieuwe aangepaste jaarrekening maken en ons deze opnieuw laten controleren om dan definitief vast te stellen.

    Volgend jaar bestaat kascontrolecommissie uit: Joop van der Linden & Guus van den Heuvel. Reserve is Mat Josquin.

    Pieter van Wijk: we hebben geen balans gezien? Hoe is het Eigen Vermogen na jaren van verlies? Liquide middelen 30.000 euro, eigen vermogen kan anders zijn? Claire: is in dit geval hetzelfde. We vermelden de bedragen niet in de Klepel omdat iedereen de Klepel kan inzien. Claire heeft hem wel bij. Joost Balder reageert, dat hij dit heel raar vindt.
    Geluidsapparatuur is allang afgeschreven, staan niet meer op de balans. Claire gaat inventariseren wat we aan middelen licht en geluid hebben maar we verwachten dat alles afgeschreven is.

    9. Rooster van aftreden bestuur / verkiezing bestuursleden
    Rene bedankt Luuk Messerschmidt en Coen Verbaan met waarderende woorden en zij worden naar voren gevraagd. Krijgen bloemen en cadeau aangeboden namens het bestuur.

    Verkiezing bestuursleden: voorstel of het bestuur in 1 keer gekozen mag worden. Nee, want voor de voorzitter moet apart gestemd worden. Ron vd Voort, Femke Arts, Ton Visser en Erik Jasper Noll worden voorgedragen voor het bestuur. Is dit akkoord allen als bestuurslid?
    Maykel van Gerwen: zijn de werkgroepen al verdeeld? Deze zijn in optie in nieuw plan van aanpak. Coen Verbaan: de taken worden verdeeld de eerst volgende BV. Personen uit het bestuur mogen niet de werkgroep krijgen die ook zelf in de werkgroep zit.

    Ron voorgedragen als nieuwe voorzitter. 41 stemmen vóór, 1 stem tegen. Aangenomen.

    Ron neemt de vergadering over en spreekt zijn respect uit voor het oude bestuur zoals zij met 5 bestuursleden carnaval 2016 hebben bestuurd.
    Ron: In de afgelopen maand hebben we zeer veel individuele gesprekken gevoerd met mensen binnen en buiten de vereniging om een zo goed mogelijk beeld te krijgen. Gebleken is dat er veel onbeantwoorde vraagstukken liggen. Opvallend veel leden geven aan dat het nú het moment is om dingen aan te pakken en te veranderen c.q. verbeteren. We zullen wel móeten , met dalende lijnen in ledenaantallen, deelnemers bij activiteiten, sponsorinkomsten, enz. Tijden veranderen, en daar dienen we op in te spelen.
    Ik heb veel vertrouwen in dit nieuwe bestuur, maar we kunnen het niet alleen. We hebben daar iedereen voor nodig, waarbij alle neuzen in dezelfde richting dienen te staan. Geen eigen feestjes en geen eigen belang, maar met zijn allen het grote doel nastreven: 1 groot feest waar iedereen bij wil zijn!
    Belangrijk te vermelden is, dat veranderen niet betekent dat het in het verleden niet goed zou zijn geweest. Er is veel respect voor alle vrijwilligers nu en in het verleden. We dienen veranderingen met z’n allen positief tegemoet te zien, zonder daarbij naar het verleden te willen wijzen.
    Het doel is dat carnaval 2.0 staat in 2018, het jaar dat we 60 jaar bestaan. Echter, de dingen die we reeds eerder kunnen verbeteren, zullen de komende carnaval zichtbaar zijn.

    7. Begroting Carnaval 2017
    Claire: De begroting is overgenomen van vorig jaar. Er zijn nog geen gesprekken gevoerd met de desbetreffende werkgroepen. We wijken niet af van vorig jaar. Financiën sponsoren gelijk houden aan werkelijke cijfers vorig jaar. Kosten munten en Klooster nemen we ook over van vorig jaar. Tienertent is de tip gekomen om entree gelijk te trekken met omliggende gemeentes.

    Thecla Swinkels: het gaat erg snel en we krijgen zoveel informatie, dat ik nu niet kan reageren.

    Joop vd Linden: hetzelfde als vorig jaar? Er zijn nogal wat overschrijdingen. Dit brengt risico’s met zich mee. Mijn voorstel is, kijk de overschrijdingen en de begrotingen eens na. Er kunnen tegenvallers zijn aankomend jaar en dan heb je nog een groter gat. Dit is een te groot risico. Ga terug naar begroting i.p.v. wat werkelijk uitgegeven is.

    Joost Balder: stuur jij alle werkgroepen een begroting? Maar meld ook duidelijk, dat begrotingen niet overschreden mogen worden.

    Ron vd Voort: de neuro heeft onze aandacht. Dit is een grote kostenpost, en de vraag is hoe deze verdeling is en of we deze kosten kunnen dragen als vereniging daar we al jaren verlies lijden. Wij wensen eenduidigheid voor alle vrijwilligers op een gezonde basis om het voortbestaan het de vereniging te kunnen waarborgen.

    Thecla: schaf de neuro’s af! Bedank de vrijwilliger op een andere manier. Het bestuur neemt dit mee in zijn overweging.

    Joost Balder: er is ooit gezegd dat je in een horecagelegenheid geen drank mag meenemen, waarvoor de oplossing 1 neuro per uur is bedacht.

    8. Programma / Ontwikkelingen
    Ron vd Voort legt het nieuwe organigram uit en ligt deze toe.

    Wijziging samenstelling PKC: Bestuurslid voor 1 jaar, OP-lid voor 2 jaar, DOA-lid voor 2 jaar en de zittende prins.
  • Joop vd Linden: statuten veranderen tbv samenstelling PKC kan alleen bij ALV. Toevoeging DOA-lid aan Huishoudelijk reglement moeten we aan leden voorleggen.
  • Dre Bemelmans: bij voorstellen schriftelijk wijzigingen: er moeten dan minimaal 251 man aanwezig zijn en die zijn er niet? Joop: statutair mag dit wel. Moeten we deze discussie voeren? Nee.
  • Pieter v Wijk: prima om afspraken uit het verleden te upgraden. Theoretisch gezien heb je gelijk.
  • Peter van Looij: We hebben HH reglement voor afspraken, regels zijn regels.
  • Pieter v Wijk: we zijn er niet op tegen een DOA-lid toe te voegen aan PKC, maar niet het HH reglement afschaffen. ALV kan alleen reglement aanpassen en wijziging statuten heb je meerderheid van de leden nodig. Deze wijziging inzetten op de nieuwe ALV, we achten de kans zo groot dat ze het goed zullen keuren.
  • Joop vd Linden: waar klopt het niet het HH Reglement en statuten? Kom met een voorstel volgend jaar bij de ALV. Stuur van te voren iedereen een concept met wijzigingen zodat iedereen er rustig naar kan kijken en dan kunnen we stemmen.
  • Erik van Gils: reactie ga er verstandig mee om!
  • Maykel v Gerwen: iedereen stemt voor toevoeging DOA-lid aan de PKC, terwijl DOA niets heeft met vereniging? Femke Arts: dit zou wel moeten zijn, daar er veel ervaring binnen de DOA is. Daarnaast willen we ze meer bij de vereniging gaan betrekken.
  • Stemming eerder omschreven wijzigingen PKC: 40 stemmen vóór, 2 stemmen tegen. Voorstel aangenomen.

    NOTIFICATIE BESTUUR:
  • Statuten wijzigen: kan alleen bij 2/3e van het aantal stemmen bij aanwezigheid van 50% van de leden. Indien dit laatste niet gehaald wordt, mag binnen 6 weken een nieuwe ALV uitgeschreven worden, waarbij die 50% niet meer een noodzakelijke quotum is.
  • Huishoudelijk reglement wijzigen: geschiedt door ALV bij meerderheid van stemmen. Aantal aanwezige leden is niet relevant.
  • Samenstelling PKC staat in Huishoudelijk reglement, daarvoor is aanpassing Statuten dus niet noodzakelijk. Omschrijving in HH is als volgt: Het bestuur bepaalt de samenstelling van de PKC en PBC met dien verstande dat er tenminste een OP-lid en een lid van de Rv11 c.q. bestuur c.q. senaat deel van uit moeten maken.
  • Conclusie: met het voorstel vanuit het bestuur om aan de PKC een DOA-lid toe te voegen, is conform de statuten en huishoudelijk reglement gehandeld. Immers wordt voldaan aan tenminste een OP-lid en een bestuurslid uit de groep bestuur-Rv11-senaat. Er had dus niet gestemd te hoeven te worden. Het voorstel is echter in meerderheid aangenomen, waardoor dit geen veranderende invloed had.
  • Ron geeft presentatie over de Blauwdruk, een concept over de toekomst van CV de Dwèrsklippels:

    Er zullen dingen veranderen waar dit verbeteringen zijn. Deze blauwdruk is de rode draad van de vele gesprekken die het bestuur met derden hebben gevoerd: doel 1 groot feest waar iedereen bij wil zijn!

    DOELSTELLLINGEN:
  • Faciliteren van zoveel mogelijk dingen bijdragend aan het carnavalsfeest waar iedereen bij wil zijn;
  • Vernieuwen waar dit een verbetering is;
  • Vereniging laten groeien in ledenaantal, bereik en deelname in alle leeftijden;
  • Handelen volgens ‘Visie’ en ‘Plan van aanpak’;
  • VISIE
    ROLVERDELING
  • Geüniformeerd: heeft een rol op de voorgrond als symboliek van de carnaval.
  • de (jeugd)prins(es) met zijn/haar gevolg
  • is hét gezicht van de vereniging;
  • criteria Prins:
  • Prins en adjudanten worden vanaf Dwersdebuut lid van de vereniging;
  • criteria Jeugdprins en gevolg:
  • Jeugdprins en adjudanten worden vanaf Dwersdebuut lid van de vereniging;
  • Zitten in groep 8 lagere school
  • §  de Dansgardes
    §  de JeugdRaad
    ·       is maximaal ondersteunend aan de jeugdprins en zijn/haar gevolg;
    ·       criteria samenstelling JeugdRaad:
    o   gewenste omvang 11 personen, jongens en meisjes;
    o   zijn lid van de jeugdraad voor 1 jaar;
    o   Zitten in groep 8 en evt. 7 lagere school;
    §  de Raad van Elluf met als taken:
    ·       maximaal ondersteunend aan de overige leden van geüniformeerd;
    ·       uitnodigen en inplannen van andere verenigingen voor/tijdens de Receptie en het Dwersdebuut in overleg met bestuur en zittende prins;
    ·       organisatie van de onthulling en verbranding van de Klippel;
    ·       criteria samenstelling Raad:
    o   streven naar 11 personen;
    o   de grootvorst vervangt de prins bij afwezigheid;
    o   wat is maximale termijn?
    o   hoe komt iemand bij de Raad?
    §  de Senaat met als taken:
    ·       een aanvullend onderdeel van de Raad van Elluf daar waar gewenst door de Raad;
    ·       de senaat dient te bestaan uit leden die buitengewoon veel kennis en ervaring hebben binnen de carnaval. Op deze manier vormt de senaat een vangnet om deze kennis niet verloren te laten gaan voor de vereniging;
    ·       onderdeel Raad van Advies (RvA);
    ·       in overleg met bestuur:
    o   inspringen daar waar gewenst;
    o   naar andere plekken gaan waar de prins niet komt, om kennis te vergaren of belangrijke nieuwe contacten te leggen.
    ·       criteria samenstelling senaat:
    o   toetreding op voordracht bestuur;
    o   gewenste omvang van de senaat is 9 personen;
    o   de termijn is in principe oneindig, behalve:
    §  indien een lid zelf bepaalt om plaats te maken voor nieuwe aanwas;
    §  indien het maximaal aantal van 9 overschreden wordt. In dat geval bepaalt de senaat in onderling overleg wie plaats maakt voor de nieuwe aanwas. Het bestuur kan hierin adviserend optreden en zal slechts in uitzondering bepalend optreden indien zij dit noodzakelijk acht;
    o   Bestuur: treedt in principe alleen op de voorgrond bij ‘bedankmomenten’. Het bestuur is met een afvaardiging aanwezig op geplande activiteiten. De maximalen termijn is bij aanvang 3 jaar, en daarna jaarlijks per jaar herkiesbaar. Op 19-10-2016 start voor het gehele bestuur de 1e termijn van 3 jaar.
    o   Raad van Advies: De voorzitters van de Senaat, OudPrinsen en DOA nemen als vertegenwoordiger van hun gezelschappen minimaal 1x per jaar deel aan een bestuursoverleg met als doel krachten te bundelen en kennis te delen;
    o   Vrijwilliger: het doel is om voor elk lid van de vereniging wat graag een actief lid zou willen zijn, een passende rol gevonden zal worden.
    -        PROTOCOLLEN
    o   Meer snelheid in activiteiten rondom protocollen met behoud respect daar waar nodig en oog voor de carnavalsvierders;
    o   Een protocol mag geen belemmering zijn in de uitvoering en realisatie van de visie en bijbehorende doelstellingen van de vereniging.
    PLAN VAN AANPAK:
    WIJ - WIJ en geen IK
    a.     Plezier, respect, waardering, eenheid, samenwerken & positivisme zijn onze kernwoorden.
    b.     Betrouwbaar. Afspraak = afspraak.
    c.     Verenigingsbelang voorop stellen;
    d.     Communiceren daar waar nodig is en belangrijke beslissingen en besprekingen altijd schriftelijk bevestigen;
    e.     Neuzen dezelfde kant op. Gemeenschappelijk genomen besluiten worden door iedereen uitgedragen, waarin een eigen koers varen vermeden dient te worden. Gevoelige en/of betrouwbare informatie wordt beschermd;
    PROFESSIONEEL - Professionele uitstraling & handelswijze
    f.      Professionele aanpak, aansturing en organisatie passend bij de begroting;
    g.     Meten = weten: waar dienen welke activiteiten verbeterd cq. vervangen te worden?
    h.     Meer bedrijven en mensen binden aan de vereniging;
    i.      Bereik en deelname vergroten door meer PR en (social) media.
    SLIM - Slim omgaan met beschikbare middelen
    j.      Streven om elk evenement minimaal break-even te laten zijn;
    k.     Kritisch naar inkoop te kijken.
    TOEKOMST - Fundament C.V. De Dwersklippels verstevigen op lange termijn (lange termijn visie):
    l.      Samen met de Gemeente en de plaatselijke horeca een plan maken voor de ideale locatie(s) voor een residentie en alle afzonderlijke evenementen;
    0    Continuering samenwerking met de zusterverenigingen binnen de Gemeente Nuenen, Gerwen, Nederwetten (Federatie Carnaval);
    n.     Openstaan voor verandering en vernieuwing daar waar dit een verbetering zal zijn;
    o.     Ontwikkelen, bewaken en bijschaven;
    p.     Groots durven denken;
    q.     D.m.v. middelen & sponsorgelden die beschikbaar gesteld worden door ondernemingen (partnerfonds) wordt een lange termijn visie ontwikkeld t.b.v. carnaval in de Gemeente Nuenen;
    r.      Het eigen vermogen van CV De Dwersklippels dient dusdanig solide te zijn dat dit de continuering van carnaval in Nuenen waarborgt;
    s.      Risicospreiding door meerdere evenementen te organiseren waarbij afzonderlijke evenementbudgetten een beperkt aandeel vormen t.o.v. de totale begroting

    Mariëlle Scheepens: jeugdraad aanvulling groep 7 en 8 en prins uit groep 8.
    Mat Josquin: omvang 11 personen waarom? RvE heeft niets te maken met 11. Wens om geen getallen te noemen.
    Gijs de Brouwer: praktisch detail bij de jeugdraad, 10 of 12 even aantal want ze lopen altijd per 2.
    Wim v Ree: presentatie lijkt een management. Ron: neem dit ter kennisgeving aan.
    Guus vd Heuvel: het kan zijn dat het volledige bestuur dan over 3 jaar opstapt? Ron: we weten er even geen oplossing voor hoe dit anders te formuleren.
    Pierre Vernes: president van de Rv11 toevoegen aan RvA (Raad van Advies)? Ron: het lijntje is kort genoeg tussen bestuurslid René met Rv11, waardoor dit overbodig is.
    Joost Balder: er staan veel dingen in de blauwdruk die vastgelegd zijn in HH reglement dus deze zal aangepast moeten worden. Joop vd Linden: als het in strijd is met het reglement moet je het aanpassen anders gewoon toepassen. Ik zie geen strijd met het HH reglement.
    Geert-Jan van Glabbeek: samenhang binnen de vereniging zie dat niet in de visie. Hoe wil je dat realiseren? Ron: denk wel degelijk dat we meer samenhang hebben en gaan realiseren. Dat is in ieder geval zeer zeker ons doel. Met z’n allen 1 zijn.
    Coen Verbaan: mag de optocht gesponsord gaan worden? Ron: dit is nog niet besproken. Erik_jasper Nol gaat lange termijn visie Sponsoring ontwikkelen, waar werkgroepen gebruik van kunnen gaan maken.
    Mat Josquin: sponsoring onder centrale kas laten vallen en niet aan een werkgroep koppelen? Bewaken dat dit niet gebeurt voor 1 werkgroep.
    Ron: Wij hebben inmiddels gesprekken gehad met gemeente. Er is zorg over de residentie, is spannend onderwerp. De overweging a Het Klooster b Ons Dorp c verrassende oplossing.
    Bestuur heeft beleid dat carnaval 2.0 in 2018 moet staan. Wat al in 2017 doorgevoerd kan worden, zullen we doen. Overweging residentie in 2017 café OnsDorp. Pijlen vooralsnog gericht op Het Klooster. Mark is exploitant van het Klooster, twijfel of hij alles kan waarmaken. Vrijdag 22 oktober gaat hij presenteren:
    -        Hoe zou jij de horeca anders gaan organiseren
    -        Hoe denk je het klooster in een andere sfeer te kleden
    -        Programmering
    -        Hoe denk je over PR
    Als wij bij de presentatie een goed gevoel hebben dan gaan we voor het Klooster Er zijn gesprekken gevoerd met Gemeente (Maarten Houben en Joep Pernot). Hoe ziet de toekomt er uit van het Klooster, hoe zouden we vergunningtechnisch ervoor staan als wij een tent in het park willen plaatsen? 3 november a.s. wordt dit vervolgd, we proberen rechtstreeks met de gemeente afspraken te maken over het Klooster. In 2018 is het Klooster in eigendom van de gemeente, daarna misschien verkoop van het Klooster maar wel met voorwaarde dat De Dwersklippels daarin worden meegenomen als vaste huurder tijdens activiteiten carnaval.

    Pieter v wijk: ik ben zeer positief over het verhaal Klooster. Goede en stevige invulling residentie en meerjarenplan. OnsDorp is echt nood i.v.m. omvang, inzetten op het Klooster.
    Mat Josquin: kunnen wij het concept blauwdruk ontvangen zodat we kunnen reageren via email? Ron: blauwdruk wordt openbaar alleen we moeten kijken hoe we dit gaan doen, openheid zeker. We dienen alleen te bewaken dat dingen geen eigen leven gaan leiden. Joop vd Linden: de blauwdruk is aangehoord door de aanwezige leden. De aanwezige leden de blauwdruk sturen en overige leden niet? Ron: we zullen nadenken over de juiste te bewandelen weg.
    Kirsten van Glabbeek: 12 -11 gaat Jeugddebuut door in het Klooster? Femke: Jazeker, alle activiteiten tot aan carnaval gaan door in het Klooster.
    Luuk Messerschmidt: optie om carnaval zelf te organiseren in het Klooster, deze variant hoor ik niet? Variant om de complete horeca in eigen beheer gaan nemen heeft op dit moment niet de voorkeur, maar is wel in overweging.

    10. Afscheid werkgroepleden
    Er zijn geen aftredende leden            
         
    11. Rondvraag / Sluiting
    Pierre Vernes: Wagenbouw staat los van de Rv11? Ron: wij achten het wel logisch dat deze onder de Rv11 valt. Maykel stopt als voorzitter bij wagenbouw. We hebben Maykel gevraagd of hij bereid is om dit te leiden voor het bewaken van de processen. Maykel deelt in de ALV mede dit te doen.

    De vergadering wordt gesloten om 22:45 uur. Aanwezige leden worden uitgenodigd voor een drankje aan de bar. Tot zover het verslag van deze Algemene Ledenvergadering, opgemaakt door

  • Jacqueline Wijnhoven, secretaris.